Verbetertraject bij een disfunctionerende werknemer

In deze tijd waarin veel bedrijven het moeilijk hebben zien wij in de praktijk dat werkgevers sneller ingrijpen bij onvoldoende functioneren van een werknemer.

Een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren wordt door rechters nogal eens afgewezen omdat het wettelijk vereiste verbetertraject niet of niet goed genoeg is vormgegeven. Eerder schrijven wij al een blog met tips over dossieropbouw (zie hier). Hieronder zetten wij uiteen welke 7 stappen een werkgever moet doorlopen om tot een juist verbetertraject te komen:

1. Constateer dat sprake is van disfunctioneren en ga ermee aan de slag. Nodig de werknemer uit voor een gesprek met als doel het bespreken van het functioneren van de werknemer. Tip: benoem dit niet meteen in de uitnodiging voor het gesprek, want de kans is – helaas – reëel dat een werknemer dan de spreekwoordelijke bui ziet hangen en zich ziekmeldt.
2. Vraag de werknemer in het gesprek naar zijn eigen visie op zijn functioneren en of hij zich herkent in de geuite kritiek. Vraag of er achterliggende redenen zijn die invloed hebben op zijn functioneren. Stel tot slot de vraag of de werknemer zelf ideeën heeft hoe tot de benodigde verbetering van zijn functioneren kan worden gekomen.
3. Spreek af dat de werknemer een verbetertraject ingaat en bevestig dit schriftelijk aan hem. Stel ook een schriftelijk verbeterplan op dat bij voorkeur door de werknemer voor akkoord wordt ondertekend (en anders voor ontvangst). Spreek hierin onder andere af wanneer het verbetertraject start, hoe vaak zal worden geëvalueerd, welke hulpmiddelen werkgever zal aanreiken en wat van de werknemer zelf wordt verwacht, wanneer het traject eindigt en wat er gebeurt als de werknemer het verbetertraject onverhoopt niet met succes afrondt.
4. Het verbetertraject begint met een eerste gesprek waarin de doelstellingen van het traject worden besproken. Bespreek zo concreet mogelijk welke aspecten van het functioneren van de werknemer nu onvoldoende zijn en wat je in de toekomst anders/wel verwacht. De verbeterpunten moeten meetbaar zijn en duidelijk moet worden afgesproken wanneer de eerste verbetering zichtbaar moet zijn.
5. Neem bij het eerste evaluatiegesprek de vastgestelde verbeterpunten 1-voor-1 en stap-voor-stap door. Beoordeel of de werknemer de gemaakte afspraken is nagekomen. Zo niet; vraag waarom. En wijs de werknemer er nog een keer op wat de consequentie is als het hem niet lukt om via het verbetertraject zijn functioneren te verbeteren. Vraag ook of de werknemer hulp van jou als werkgever nodig heeft. Spreek tot slot concreet af welke afspraken bij het volgende evaluatiemoment door de werknemer moeten zijn nagekomen.
6. Herhaal de tussentijdse evaluatie. Houd je daarbij aan de veelvoud van de evaluaties en de data die je bij de start van het verbetertraject hebt afgesproken. De evaluaties moeten zowel voortgang vinden als de werknemer de gewenste verbetering laat zien, als wanneer er geen enkele verbetering van het functioneren is te constateren. Vroegtijdig de handdoek in de ring gooien wordt door een rechter afgestraft.
7. Aan het einde van het verbetertraject, op de bij aanvang afgesproken einddatum, maak je de balans op. Heeft de werknemer voldoende verbetering van zijn functioneren getoond op de afgesproken onderdelen?
   1. Zo ja, waarom? En zijn er desondanks toch nog punten die extra aandacht verdienen? Is het misschien goed om over een tijdje nog eens samen te gaan zitten om het functioneren dan opnieuw tegen het licht te houden?
   2. Zo nee, waarom niet? En ook: wat is de consequentie van het feit dat het verbetertraject niet tot de vereiste verbetering heeft geleid?

Het is essentieel dat de verschillende stappen in het verbetertraject goed worden gedocumenteerd. Het verbeterplan, verslagen van de evaluaties en het eindverslag moeten in het personeelsdossier van de werknemer worden bewaard en het is te adviseren de werknemer van deze documenten een kopie te verstrekken.

Heeft u binnen uw onderneming te maken met een onvoldoende functionerende werknemer? Wij denken graag met u mee. Neem contact op met Hellen de Werd via hellen@goudadvocaten.nl of telefoonnummer: 0183 – 35 67 52.